Der elektronische Rechnungsversand kann auch kleinen und mittleren Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungspotenziale bieten. Auf www.signaturportal.de finden Sie eine einfache und effiziente Lösung, auf Basis von E-Mail. Sie können entweder online direkt im Internetbrowser (ähnlich Web.de oder gmx.de) oder aus Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook/Thunderbird etc.) Rechnungen rechtskonform mit qualifizierter digitaler Signatur versenden.
Sie richten sich Online ein E-Mail Postfach auf Signaturportal.de ein und können sofort elektronische Rechnungen im PDF-Format als Anhang an eine E-Mail versenden. Die qualifizierte digitale Signatur nach § 2 Nr.3 SigG § 14 Abs.3 UStG wird vollautomatisch an das Dokument angefügt und dem Rechnungsempfänger zugestellt. Sie benötigen weder eine eigene Signaturkarte noch spezielle Kenntnisse.
Über die Mail-Proxy- Funktion können Sie Ihre firmeneigene Absenderadresse verwenden. Signaturportal.de kümmert sich auf Wunsch auch um die Betreuung der Rechnungsempfänger. Das für den Empfänger notwendige Verifikationsprotokoll (§15 UStG) kann gleich mit gesendet werden.
Mit max. 5 Minuten Einrichtungsaufwand können Sie via Outlook, Lotus-Notes, Thunderbird & Co. oder Ihrem ERP-Systemen (z.B. Lexware, Sage- KHK, Büroware, SAP u.v.m.) elektronische Rechnungen via SMTP rechtsicher versenden.
Nutzen Sie das Know-how des Marktführers für Online-Signaturlösungen und eröffnen Sie jetzt Ihr kostenloses Rechnungspostfach.

Die Signatur wird als sichtbares PDF-Feld in das Dokument integriert und auf Ihr Unternehmen individualisiert.
Die Vollmacht- und Vertretungsdaten werden jedem Rechnungsdokument automatisch als PDF- Embedded Anlage beigefügt. Die Vorteile des PDF-Formats machen den Versand elektronischer Rechnungen für Versender und Empfänger leicht handhabbar. Die Signatur wird in das Dokument eingefügt sog. "Inline-Signatur", was ein mühsames Verwalten von 2 Dateien (Rechnung und externe Signaturdatei) vermeidet.
Rechnungsbegleitdokumente (Identifikation/Zertifikate/Schlüssel/Vollmachten) werden gemäß §31 UStDV und GDPdU in das Rechnungsdokument eingebettet. Nicht zuletzt ist der Hauptvorteil des PDF-Formats für den elektronischen Rechnungsversand die Infrastruktur, des zu 100% verfügbaren Adobe Acrobat Readers, der die Rechnung und Signatur für jedermann lesbar macht. Dies ist eine wichtige Voraussetzung um den Zugang elektronischer Rechnungen zu gewährleisten.
Für den internationalen Rechnungsversand kann mit dem Adobe Reader eine umfassende Mehrsprachigkeit auf und gerade hinsichtlich der Signatureigenschaften gewährleistet werden. Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen im PDF-Format erfüllt die Anforderungen der GoBS, da PDF/A ( gemäß DIN-ISO 19005-) als Langzeitarchivierungsformat in Deutschland und international anerkannt ist.
Der Rechnungsversand mittels PDF-Dokumenten über Signaturportal.de ermöglicht somit einen stabilen und zukunftssicheren Dokumenten Life-Circle von der Ausstellung der Rechnung über die Prüfung bis zur Endarchivierung.
Testen Sie jetzt und Überzeugen Sie sich vom einfachen Umgang mit qualifizierten Signaturen auf signaturportal.de

Zur Erfüllung der Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (D) und beim Versand ins Ausland zur Umsetzung der 6.MwStRL EG 77/388, ist der Intermediär (www.signaturportal.de) -der die elektronischen Rechnungen im Auftrag des Kunden qualifiziert signiert- verpflichtet, eine sichere Identifizierung anhand eines Personalausweises oder eines Reisepasses, der auf eine Person mit Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines Staates des Europäischen Wirtschaftsraumes (CH/ Dänemark) ausgestellt worden ist, vorzunehmen (vgl. §5 I SigG; §3 I SigV).
Die gesetzlich geforderte sichere Identifikation wird bei Signaturportal.de mit folgenden zulässigen Verfahren durchgeführt:

• Für Kunden in Deutschland gemäß § 1 Abs. 5 Satz 1 GwG im sog. "Post-Ident Verfahren" oder durch "Cross-Certificates identification service" gem. §1 Abs.5 Satz 2 GwG
• Für Kunden aus Österreich gemäß § 40 Bankwesengesetz im "Ident-Brief- Verfahren" oder "Cross-Certificates identity service" gem.Art.2 Nr.2, 9 RL1999/93/EG
• Für Kunden aus der Schweiz gemäß Art. 2 Abs.2, 3 Geldwäschegesetz das sog. "Gelbe- Identifikations-Verfahren" oder "Cross-Certificates identification service" gem. Art.2 Nr.2, 9 RL1999/93/EG
• Für weitere 62 Staaten bieten wir als Identifikation den "Evidenc Dokument identification service" an.

Gehen Sie auf Nummer sicher: signaturportal.de, seit 2001 mit mehr als 6.500 Auslandsversendern der europäische Kompetenzträger für internationalen Rechnungsversand Online.

Empfänger von elektronischen Rechnungen sind gesetzlich verpflichtet (§15 UStG), die elektronische Signatur der Rechnung vor dem monatlichen Vorsteuerabzug zu prüfen (verifizieren). Das Prüfergebnis ist in elektronischer Form durch Zeitstempel nach §2 Nr.14 SigG vor Veränderung zu schützen und zusammen mit der elektronischen Rechnung im Privatbereich 2 Jahre und im Unternehmensbereich 10 Jahre zu speichern (§ 14b UStG/GDPdU/GoBS).
Über Ihr Rechnungspostfach auf www.signaturportal.de werden diese Aufgaben vollautomatisch direkt beim Rechnungseingang erledigt. Wenn Sie die Nachrichten aus Ihrem Postfach über POP3 oder IMAP abholen, sind bereits alle Anhänge verifiziert worden. Die Verifikationsergebnisse sind entsprechend den Vorgaben der GDPdU Dokumentiert und gesichert. Sie haben keinerlei manuellen Prüfaufwand beim Empfang elektronischer Rechnungen.
Als Versender elektronischer Rechnungen können Sie die Verifikation für den Empfänger bei signaturportal.de in Auftrag geben. Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer oder für eine Vorabprüfung im Unternehmen steht eine kostenlose Verifikationsanzeige (Signatur-Check) zur Verfügung.

www.signaturportal.de stellt für OEM-Partner alle notwendigen Signatur- und Verifikationsfunktionen als WebServices zur Anbindung beliebiger Applikationen zur Verfügung. Die WebServices basieren auf dem offenen Standard "SOAP" -Simple Object Access Protocol- der w3.org und werden plattformunabhängig in WSDL beschrieben.
Für JAVA, PHP 5,.net,.net [C++,VB,],Perl, Cold Fusion u.v.m. stehen Demo-Clients zur Verfügung. Daneben gibt es Module für SAP, gSales, eXoops, OSCommerce, My Factory, sageKHK, softengine-Büroware.
Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne bei der Umsetzung ihres Implementierungsprojekts.

Die Archivlösung auf signaturportal.de kann sowohl mit dem Mail-System als auch über den Web-Service (SOAP) genutzt werden. Aus- und eingehende elektronische Rechnungen können vollautomatisch nach der Verifikation der digitalen Signatur als Kopien in ein Hochsicherheits- Archiv übertragen werden.
Sie können Online über eine verschlüsselte Verbindung in Ihrem Archiv recherchieren oder Dokumente per Webservice anbieten. Sie wollen Ihren Kunden die Möglichkeit bieten bereits versendete elektronische Rechnungen nochmals im Intranet Downloaden zu können? Sie implementieren einfach eine Routine via Webservice und können die Kopie des qualifiziert signierten Originals per Webservice an Ihre Web-Applikation übertragen. Ergebnis: keine redundante Speicherung, keine doppelten Signaturprozesse.
Die Archivlösung basiert auf der Marktführenden Online ECM-u. Archivplattform OXSEED und bietet ein Höchstmaß an Funktionalitäten und Schnittstellen zur ERP und Datenbanksystemen. Die Archivdaten werden in einem auf Archive spezialisierten HA- Rechenzentrum in Stuttgart aufbewahrt.
Hier geht es zu weitere Details des Rechenzentrums...
Um eine Langzeitarchivierung und Beweiswerterhaltung von bestimmten Urkunden, Verträgen oder Rechnungen zu gewährleisten, die beispielsweise in Rechtsstreitigkeiten als Beweisstück erforderlich sind, kann zusätzlich eine Langzeitarchivierung nach § 17 SigV -Archisig- vorgenommen werden.
So können Sie für Urkunden deren Algorithmengültigkeit abgelaufen ist einen sog. Evidenc Record erzeugen und belegen, das die Urkunden noch gültig sind und das Privileg des § 317a ZPO nutzen. Durch die innovative Hash-Safe-Technologie auf Basis von Archiv-Time-Stamps können auch große Datenbestände mit sehr geringen Kosten für Zeitstempel nach § 2 Nr. 14 SigG gesichert werden. Hash-Safe ist konform zu den Verwaltungsstandard DOMEA und SAGA und unterstützt die ArchiSafe Recordkeeping Strategy. Für elektronische Belege im Bereich der Sozialkassen nach § 110d SGB IV und § 41 SRVwV ist das Langzeitarchiv nach § 17 SigV gesetzlich vorgeschrieben.
Nutzen Sie komplexe Signaturtechnologie und ein High Performance Archiv ohne Anfangsinvestitionen nur nach verbrauchtem Speicherplatz.

Sie brauchen schnell eine leistungsstarke Signaturserverlösung, wollen dafür aber kein Vermögen ausgeben? Signaturportal.de hat die passende Hochverfügbarkeits-Clusterlösung parat. Sie erhalten einen individuellen Signaturserver mit einer für Ihr Unternehmen individualisierten Signaturkarte und können die Performance des Systems exklusiv nutzen. Die Einrichtung und Konfiguration ist wie gewohnt einfach und übersichtlich über die Benutzeroberfläche von www.signaturportal.de möglich. Auch beim Umstieg von ePorto- oder Flat-Tarifen zum Hosting eigener Signaturserver sind keine Änderungen an den Webservices oder Mailsystemen notwendig.
Ausfallsicherheit
Signaturkarten sind der klassische 'Single Point of Failure'. Deshalb hält signaturportal.de für die Hosting Server zusätzlich redundante Signaturserver mit allgemeiner Signaturkarte vor, welche im Fehlerfall einspringen. Auch die Zentralsysteme zur Konfiguration, die Webservices und der Mailversand stehen selbstverständlich als HA-Cluster zur Verfügung und haben eine Verfügbarkeit von 99,8%. Ihre Vorteile:

• laufend neueste und hochwertige Hardware
• kein Personalaufwand für Hardware und Konfiguration von Signatursoftware
• Unterbringung in einem der besten Rechenzentren Europas
• sehr hohe Sicherheitsstandards durch zugelassene Produkte

Infos zum Rechenzentrum
Die Server werden in einem der modernsten und leistungsfähigsten Hochsicherheits-Rechenzentren Europas gehostet. Das Rechenzentrum in Hannover liegt auf Deutschlands 12 Gbit Backbone-Ring und verfügt über physikalisch getrennte Trassen. Im Rechenzentrum wird der POP von Nacamar (ehem. Tiscali) betrieben. Die Standorte Hannover und Frankfurt sind über GBit-Leitungen miteinander verbunden, wo ein direktes Peering am DECIX stattfindet. Eine direkte Anbindung mit einem Schwester-Rechenzentrum in London erfolgt ebenfalls über eine Gigabit-Leitung.
Service-Verträge mit diversen Fallback-Upstream-Providern, sowie der Einsatz von hochwertigem, redundant ausgelegtem Netzwerkequipment stellen darüber hinaus den Garanten für ein stabiles, ausfallsicheres und performantes Netzwerk dar. Im Rechenzentrum wird eine Backbone-Verfügbarkeit von 99,99% garantiert.